Dirigeants du BTP : comment reprendre le contrôle de votre temps (sans rallonger vos journées)
Vous bossez 60 heures par semaine, et pourtant il y a toujours quelque chose qui traîne. Toujours un truc en retard que ce soit un devis, un client qui attend, un chantier, un mail non lu... Vous avez l'impression de ne jamais souffler et surtout que ça n’en fini jamais ! Si vous vous reconnaissez dans cette situation c’est que cet article est pour vous.
Pourquoi votre agenda vous échappe ? Comment inverser la tendance sans prolonger vos journées et mettre votre entreprise en pause ? On décortique tout ça !
Vous n'êtes pas un cas isolé, les chiffres le confirment : 39 % des dirigeants travaillent en moyenne plus de 60 heures par semaine (étude Soregor / ViaVoice / Harmonie Mutuelle, via TGS France). Et cette même étude révèle quelque chose que peu de patrons du bâtiment veulent entendre : au-delà de 60 heures par semaine, le temps passé au travail devient (quasiment) contre-productif. C’est à dire que passé ce cap, la performance de l'entreprise redescend. Vous comprendrez donc que travailler plus ne sauvera pas votre entreprise mais mieux vous organisez, si !
Vous ne planifiez pas vos journées, ce sont vos journées qui vous planifient
Commençons par un problème tout simple, que 90 % des dirigeants du bâtiment font.. Vous arrivez à l'atelier le matin, un ouvrier vous appelle, un client passe sans prévenir et vous voilà embarqué dans quatre urgences avant même d'avoir commencé votre journée.
Prenons l'exemple d'un menuisier que j'accompagne. Il commençait toujours ses journées avec une liste de choses à faire en tête. Pas sur un papier, pas dans un agenda mais dans sa tête. Bon ! Résultat, en fin de journée, il avait coché trois trucs vite fait, géré cinq imprévus, et oublié deux devis urgents.
Même chose pour un plombier-chauffagiste membre du programme BTP Performance qui gérait ses chantiers à l'instinct. Le souci, c'est qu'à force de repousser l'administratif, il passait ses dimanches à faire ses papiers pour rattraper son retard et sa famille ne voyait plus que son dos et sa tête dans l'ordinateur.
Ce n'est pas qu'ils étaient désorganisés. C'est qu'ils n'avaient jamais appris à reprendre la main sur leur agenda plutôt que de courir derrière leur semaine.
Un jour, une électricienne m'a dit : « Roland, j'ai l'impression d'être employée dans ma propre entreprise. » Cette phrase m'a vraiment percuté car elle faisait tout pour ses clients, tout pour ses salariés mais plus rien pour elle. En quelques semaines, on a simplement restructuré ses journées avec des blocs horaires fixes : chantier, devis, relances, repos. À sa grande surprise, elle s'est mise à terminer ses journées à l'heure !
Le tip à retenir c’est de sortir votre planning de votre tête. Des blocs horaires fixes dans un agenda (pour vos chantiers, votre administratif, vos actions commerciales, voire même pers) vous permettront d'arrêter de subir votre emploi du temps.. Ce n'est pas de la théorie de bureau mais une méthode concrète, qui a fait leurs preuves et qui vont changer votre quotidien en quelques semaines.
Le piège invisible c’est de confondre « être occupé » et « être productif »
Il y a un autre truc qui vous plombe sans que vous vous en rendiez compte c’est que souvent vous confondez être occupé avec être productif. Passer 10 heures sur un chantier, enchaîner les appels, bricoler entre deux réunions, ce n'est pas forcément avancer, et encore moins être rentable.
Un couvreur que j'accompagne m'a montré son agenda. Il était plein du matin au soir. Et pourtant, il me disait : « J'ai l'impression de bosser tout le temps, mais je ne vois pas de résultat. ». Et c’est Normal, il faisait plein de choses, mais pas toujours les bonnes, et surtout jamais au bon moment.
Autre cas avec un terrassier en reconversion que je coache. Il démarrait ses semaines en mode survie car il disait oui à tout, à tout le monde, courait partout, et au final ne maîtrisait plus rien. On a simplement réorganisé ses journées en distinguant les tâches stratégiques des tâches techniques. Et devinez quoi ? Il a arrêté de se sentir débordé, sans même réduire son temps de travail.
Des membres qui me disent « Je travaille comme un ouvrier, mais je veux vivre comme un patron. » j’en ai à la pelle. Et la seule chose qui marche, c’est de changer de posture, de quitter son costume d’artisan pour enfiler celui de chef d’entreprise. Il faut bien comprendre que peu importe le secteur d’activité, quand vous avez une expertise mais que vous montez une entreprise, certes vous gardez votre savoir-faire, mais vous devenez avant tout un gestionnaire. Et ça, ce n’est pas inné. C’’est comme tout, ça s'apprend !
Ce basculement a une réalité très concrète, surtout dans le BTP. Beaucoup d’études démontrent que les dirigeants du BTP consacrent en moyenne 13 h 21 (oui c’est hyper précis 😁) par semaine à la gestion administrative et financière, et un sur deux y passe plus d'une journée entière. Un temps qui empiète directement sur le suivi des chantiers, la coordination des équipes, la relation client et le développement commercial. Plus de 13 heures par semaine, ça représente un tiers de votre production qui part dans la paperasse si vous ne l'organisez pas.
Le grand classique du personne ne le fera aussi bien que moi
Oulala ce piège insidieux de vouloir tout faire soi-même en pensant que ça ira plus vite ! Je suis sûr que vous l'avez déjà dit ou entendu : « Personne ne le fera aussi bien que moi », ou « Le temps que je l'explique, autant que je le fasse. ». Sauf que cette logique vous enferme et vous empêche de grandir.
Un électricien que j'accompagne refusait de déléguer la préparation des devis. Bon bah résultat, il bossait sur ses chantiers la journée et ses devis le soir. Il tenait un café toute la journée, jusqu'au moment où son corps a dit stop. J’ai énormément de membres qui veulent garder la main sur tout : appels, clients, planning, commandes... Mais plus rien n'est vraiment bien fait et cela amène des journées à éteindre des incendies que vous allumez vous même. Je le dis et le redis, déléguer ce n’est pas pour aller plus vite, mais pour rester le patron/la patronne de votre entreprise. Déléguer ne veut pas dire perdre le contrôle mais le reprendre !!!
Et encore une fois les études le confirment ! La charge que vous refusez de lâcher a un coût bien réel. 30 % du temps hebdomadaire d'un dirigeant est absorbé par des tâches administratives, ce qui représente environ 600 heures par an soit un coût d'opportunité estimé entre 18 000 € et 30 000 € par an sur la base d'une valeur du temps dirigeant à 30-50 €/h (Facilib, d'après l'enquête SDI). Chaque heure que vous passez sur une tâche à 15 € de l'heure, c'est une heure de dirigeant à 50 € que vous brûlez.
Le temps que vous perdez à refaire, corriger, compenser
Il y a une chose qu'on oublie souvent de mesurer c’est le temps perdu à refaire, à corriger, ou à compenser ce qui n'a pas été anticipé. Quand il n'y a pas de planning clair, on peut, par exemple, se retrouver avec deux équipes qui débarquent sur le même chantier. Quand le suivi client est approximatif, on découvre un changement de dernière minute et une journée de boulot à refaire. Quand l'organisation interne repose sur la mémoire de chacun (surtout celle du patron) on ressaisit la même info à trois endroits différents, et personne ne sait où est la bonne.
J’ai un membre qui m’a dit un jour qu’il faisait mille trucs à la fois et qu’il avait l’impression d’avancer à reculons ! Il avait du travail, il avait des équipes, mais tout partait dans tous les sens. Il a juste commencé par poser un rituel de 30 minutes le vendredi après-midi pour faire bilan de la semaine et préparer la suivante. Étonnamment il à eu moins d'imprévus, plus de visibilité, et l'impression de reprendre la main !!
Même chose avec un entrepreneur en rénovation globale, qui jonglait entre les appels, les chantiers et les devis. Quand on a audité sa semaine, on a trouvé 9 heures de micro-tâches totalement inutiles : des redites, des déplacements évitables, des échanges mal préparés. On a recentré tout ça, recentralisé l'information. Depuis, il bosse moins et il produit beaucoup mieux.
Ce que je veux vous dire c’est qu’on on ne gagne pas du temps en allant plus vite mais en organisant mieux ce que l'on fait.
Les 2 leviers concrets à mettre en place dès maintenant
Vous pouvez reprendre le contrôle de votre temps, même si vous avez la tête sous l'eau aujourd'hui. Voici les deux leviers à activer dès cette semaine.
Levier N°1 : La matrice d'Eisenhower
C'est simple, vous prenez toutes vos tâches et vous les classez dans quatre cases. Ce tri-là, c'est déjà un énorme pas vers des journées plus claires et plus efficaces. La plupart des dirigeants découvrent en le faisant que la moitié de leurs soit disant urgences, ne sont ni urgentes, ni importantes ! (Et oui ! Désolé !)
Levier N°2 : Structurez votre entreprise dans le concret du quotidien
Je ne parle pas de grandes méthodes ou de tableaux compliqués. Je parle de documents simples, clairs, écrits, qui expliquent à chaque personne de votre entreprise : sa mission, ses objectifs, ses priorités, et comment on mesure son travail.
Que ce soit pour votre secrétaire, votre dessinateur, votre apprenti, vos ouvriers, votre chef d'équipe ou vos chargés d'affaires : chacun doit savoir ce qu'on attend de lui, et comment il sait qu'il fait bien les choses. Et ça, ça change beaucoup de
choses. Vous n'avez plus à répéter mille fois. Vous arrêtez de faire à leur place. Et vous reprenez le contrôle de votre rôle de dirigeant.
C'est le prolongement direct de la délégation. On ne peut déléguer que ce qui est défini. Un planning clair + des missions écrites = une entreprise qui tourne avec vous, mais aussi sans vous.
Si vous souhaitez aller plus loin :
Bref, retenez bien ceci :
Vous avez le choix entre subir ou planifier ! Sortez votre organisation de votre tête en utilisant des blocs horaires fixes et un rituel hebdomadaire de 30 minutes le vendredi pour clore la semaine et préparer la suivante.
Être occupé n'est pas être productif. Faire beaucoup de choses ne sert à rien si ce ne sont pas les bonnes, au bon moment. Distinguez les tâches stratégiques des tâches techniques et rappelez-vous qu'au-delà de 60 h par semaine, chaque heure supplémentaire dessert votre entreprise au lieu de la servir.
Déléguez pour reprendre le contrôle, pas pour en perdre. « Personne ne le fera aussi bien que moi » est la phrase qui épuise les dirigeants et bloque les entreprises. Votre temps vaut trop cher pour les tâches qu'un autre peut faire.
Organisez mieux plutôt que de courir plus vite. Matrice d'Eisenhower pour trier, missions écrites pour structurer. C'est du bon sens organisé et c'est ce qui fait qu'on quitte la posture du pompier pour celle du pilote.
Ils l'ont vécu aussi !
Et vous, qui pilote votre agenda ? Vous, ou vos urgences ?
Prenez un moment pour vous poser et regarder ce que vous pouvez ajuster, là, maintenant. Et si vous voulez faire avancer votre entreprise, être accompagné et reprendre le contrôle de votre posture de dirigeant, réservez un appel gratuit.
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